Welke papieren documenten moet je fysiek bewaren + checklist

man schrijft iets op papier

Je hebt je besluit genomen: je gaat over op een volledig digitale thuis administratie om minimalistischer te kunnen leven. Je verzamelt al je papieren, gooit weg wat al meer dan 7 jaar oud is en wat je ook wel online kan vinden (zoals handleidingen) gaat de papierbak in. De vraag rijst dan of je álles digitaal mag bewaren voor je administratie, of dat er documenten zijn die je (ook) fysiek moet bewaren. Het korte antwoord: ja dat mag, maar beter van niet. Dus eigenlijk: nee, dat mag niet 😉

Lees verder voor een kort hoe en wat van een digitale thuisadministratie.

Wie zien graag dat je administratie fysiek bewaart?

Dat zijn de Belastingdienst en de rechter.

De Belastingdienst wil dit echter vooral als je een voor hun te controleren administratie hebt, zoals wanneer je een eigen onderneming hebt. In dat geval gaat het dus niet om een thuis administratie en valt de Belastingdienst dus weer af. Wil je toch meer weten, klik dan door naar de site van de Belastingdienst.

De rechter dan. Kort gezegd kan je het beste alle fysieke documenten, die als bewijs zouden kunnen dienen, fysiek bewaren. Denk dan aan een hypotheekakte, een arbeidsovereenkomst, een diploma of een ander document waarop originele handtekeningen zijn gezet (behalve dan de tekening van je kind). Ook een document met een watermerk raad ik aan fysiek te bewaren (dit watermerk scan je immers niet mee).

Een voorbeeld om het te verduidelijken.

Laat ik een arbeidsovereenkomst nemen, maar je zou er ook hypotheekakte enz. voor kunnen lezen.

Je komt pas bij de rechter uit als je een conflict hebt, in dit geval met je werkgever. Het conflict gaat over de hoogte van je vakantiegeld. De arbeidsovereenkomst moet in dit geval duidelijkheid bieden. De arbeidsovereenkomst is een origineel fysiek document, dat door jullie beiden is ondertekend.

Jij wilt de rechter overtuigen van jouw gelijk en laat het originele fysieke document zien als bewijs. Op basis van de wet moet de rechter uitgaan van de juistheid van dit document (dwingende bewijskracht). De werkgever moet nu wel met erg sterke argumenten komen wil het de inhoud van deze arbeidsovereenkomst kunnen ontkrachten.

Stel: jij laat een scan zien van het originele fysieke document als bewijs, oftewel een digitale arbeidsovereenkomst die oorspronkelijk fysiek was. Volgens de wet is de scan toepasbaar als bewijs, maar is de rechter niet verplicht de inhoud voor waar aan te nemen. Hier is dan ruimte voor je werkgever om de inhoud van de arbeidsovereenkomst te betwisten en met een ander document aan te tonen dat jij ongelijk hebt. De rechter is vervolgens vrij in de bepaling van de bewijskracht, oftewel mag de inhoud van het andere document voor waar aannemen, bijvoorbeeld omdat hij er door jouw werkgever van is overtuigd dat jouw digitale versie een vals document is.

Kortom:  je hóeft dus niet je administratie fysiek te bewaren, maar van sommige documenten zou ik dat wel doen. Loop daarvoor als je wilt deze checklist af:

Checklist

  1. Bevat het document een overeenkomst, zoals een hypotheekakte, een vaststellingsovereenkomst, een koopakte, een hypotheekakte enz.?
  2. Bevat het document een watermerk en gáát het ook echt ergens over?
  3. Is het document fysiek ondertekend met een handtekening (ik bedoel dus niet digitaal)?

Voor al deze documenten geldt bij een ja:

Scan het document voor je eigen digitale administratie, maar bewaar het ook fysiek als mogelijk bewijsstuk.

Ik hoop dat ik zo een en ander duidelijk heb kunnen maken. In een volgend blogbericht ga ik kort in op de digitale handtekening.

Bedankt voor jullie hulp als bron voor dit artikel raadgevers en dirkzwager!

 

 

 

Wil jij ook

in je mailbox?